Si tienes una pequeña empresa y no tienes estudios formales de administración, posiblemente has estado llevando la administración de manera empírica.
En este caso, tal vez te guste tener un poco de teoría de administración básica.
En esta ocasión quiero tomar el tema del Proceso Administrativo. Con esto me refiero a las tareas independientes, pero totalmente relacionadas que involucra administrar.
Dependiendo de los autores o de la fuente de información, estas actividades pueden diferir un poco. Pero en esta ocasión quiero concentrarme en las siguientes cuatro divisiones porque son las más aceptadas dentro del pensamiento administrativo actual.
1.- Planeación
2.- Organización
3.- Dirección
4.- Control
Estas acciones en conjunto buscan el logro de un mismo objetivo dentro de la organización.
Puede parecer muy básico para algunos, pero es frecuente que los administradores las pequeñas empresas (sean los dueños o no) no tengan bien definidas las prioridades que deben dedicar a cada una de las fases de este proceso administrativo.
Planeación
Con la planeación se establece una ruta concreta de acción que se ha de seguir, se establecen los principios, la secuencia de operaciones, los tiempos necesarios para la realización de los objetivos.
Planear es como trazar los planos de acciones futuras, es tomar decisiones hoy sobre lo que ha de obtenerse en el futuro.
Organización
Una vez que se ha hecho la planeación y se han establecido los objetivos a lograr, ahora es necesario determinar el “cómo hacerlo” y esto se logra con la organización.
Esta acción es un proceso que permite combinar, coordinar, relacionar, diseñar y arreglar las funciones necesarias entre las personas, el trabajo y los recursos para el logro de esos objetivos.
Dirección
Es a través de la Dirección con la que se realiza todo lo planeado y se ejecutan las acciones de administración. Aquí se toman decisiones que involucran la comunicación, la motivación y el liderazgo.
Se eligen las mejores alternativas para el logro de los objetivos de la organización.
Con la comunicación se transmite y recibe la información necesaria para la ejecución de las decisiones, los planes y las actividades.
Mucho de la actividad de Dirigir tiene que ver con influir positivamente en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas.
Control
En esta fase se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado. Se pueden hacer las correcciones y ajustes que sean necesarios, así como mejorar continuamente el proceso.
A través de la Planeación se establecen los criterios de Control y un adecuado control depende de una eficiente planeación y viceversa. El Control es también la retroalimentación.
Dentro de una cultura de calidad la prevención es la mejor forma de control. Uno de los objetivos es minimizar la posibilidad de errores y tener planes de control correctivo.
Funciones administrativas en diferentes niveles
En las pequeñas empresas es muy frecuente que esos administradores no tengan bien definido las prioridades que les deben dedicar a cada una de las fases del proceso administrativo.
Es común encontrar a administradores concentrados en actividades de control y prestándole casi nula atención a la planeación. En el siguiente gráfico es una idea propuesta por Heinz Weihrich y Harold Koontz, en el cual se muestra un estimado del tiempo relativo que se debe destinar a cada función.
Espero haya logrado mostrarte una visión global sobre las etapas diferenciadas que tiene la función de administrar una empresa. Si ya lo llevas a cabo, enhorabuena, pero si no, no estaría mal comenzar a pensar en ello.
Gracias por tus comentarios, que sigas teniendo un buen día.